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はじめに ― なぜ置き場所を選ぶのか
FLOWには、マニュアルやメモを保存できる場所が4種類あります。
置き場所を間違えると 「テンプレを直したのに既存タスクが変わらない」「顧客別マニュアルを編集したら過去タスクまで書き換わった」 といったトラブルが起きます。
最初に「何を残したいか」を確認してから、場所を選びましょう。
4種類の置き場所 ― 概要と選び方
| 種類 | 場所（FLOWのパス） | 主な用途 |
|---|---|---|
| ① タスク説明 | ワークフロー ＞ タスク情報 ＞ 備考・説明 | 全顧客共通の前提・ゴール・リンク |
| ② ステップメモ | ワークフロー ＞ ステップ情報 ＞ メモ・マスターメモ | 工程担当者向けの手順・確認ポイント |
| ③ 顧客別マニュアル | 顧客詳細 ＞ 提供サービス ＞ マニュアル・特記事項 | 顧客×サービス固有の注意点・回収ルール |
| ④ 顧客WIKI | 顧客詳細 ＞ Wiki | 顧客に関する共通知識・引継ぎ情報 |
どの置き場所を選ぶか
| 残したい情報 | 使う場所 |
|---|---|
| 全顧客共通の作業ルール・手順 | ① タスク説明 または ② ステップメモ |
| 「この顧客のこのサービス」だけの注意点 | ③ 顧客別マニュアル |
| 決算・月次・年調など関係なく、この顧客で共通して知るべきこと | ④ 顧客WIKI |
① タスク説明（備考・説明）
タスク詳細を開いたときに 最初に目に入る 文章です。「必ず読んでほしい前提情報」を短く置くのに向いています。
書く内容の例
- 操作マニュアルのURL
- このタスクのゴール（何ができていれば完了か）
- 成果物の置き場所（Google Driveのフォルダリンクなど）
- 不足資料一覧
備考と説明の違い
| 項目 | 特徴 | 向いている用途 |
|---|---|---|
| 備考 編集不可 | タスク作成後は変更できない | 固定したい共通ルール |
| 説明 編集可 | タスク作成後も編集できる | 案件ごとの追記・メモ |
更新の反映ルール
⚠️ 重要：ワークフローテンプレートを更新しても、すでに作成済みのタスクには反映されません。次に新規作成されるタスクから反映されます。
| 作成方法 | 備考 | 説明 |
|---|---|---|
| 自動作成 | 更新後の内容が入る | 更新後の内容が入る |
| 完了→続けて作成 | 更新後の内容が入る | 前月の内容が引き継がれる |
おすすめテンプレート
📄 タスク説明テンプレート
【目的】：
【完了条件】：
【成果物】（置き場所リンク）：
【参照】（操作手順リンク）：
【注意】（最重要1〜3点）：
💡 文章量の目安：3〜10行。長くなる場合はステップメモへ分解しましょう。
② ステップメモ（メモ・マスターメモ）
「この工程を担当する人だけが知っていればいい」手順・確認ポイントを書く場所です。タスク説明に長文を書いて工程が見づらくなるのを防げます。
書く内容の例
- この工程でやること（箇条書き）
- 確認ポイント・ミスが出やすい箇所
- チェックリストや資料リンク
- 次工程へ渡す条件（例：残高一致・証憑回収完了）
メモとマスターメモの違い
| 項目 | 特徴 | 編集権限 |
|---|---|---|
| メモ 編集可 | タスク作成後に追加・変更できる | 誰でも編集OK |
| マスターメモ 固定 | ワークフロー（テンプレート）から呼び出される既定文章 | システム管理者のみ |
更新の反映ルール
⚠️ 重要：作成済みタスクのマスターメモは変更されません。更新後の内容は次に作成されるタスクから反映されます。
| 作成方法 | ステップメモ | マスターメモ |
|---|---|---|
| 自動作成 | 更新後の内容が入る | 更新後の内容が入る |
| 完了→続けて作成 | 前月の内容が引き継がれる | 更新後の内容が入る |
おすすめテンプレート
📄 ステップメモテンプレート
【この工程でやること】
・
・
【確認ポイント】
・
【参照リンク】
（チェックリスト）：
（資料フォルダ）：
【次工程へ渡す条件】
例：残高一致 ／ 証憑回収完了 ／ レビュー依頼済
③ 顧客別マニュアル（マニュアル・特記事項）
「この顧客のこのサービスだけ」毎回発生する注意点・回収ルール・リンクを置く場所です。
書く内容の例
- 資料回収のやり方（紙 ／ Drive など顧客ごとに異なる部分）
- 値引き・特例・例外対応
- 回収リスト・フォルダリンク
- 前年からの申し送り（来年度対応時の注意点）
この機能最大の特徴 ― 更新の反映ルール
⚠️ 最重要：顧客別マニュアルを編集すると、過去・未来の作成済みタスクも含めて全て更新されます。
「その月だけの記録」を書くと全部書き換わってしまいます。月ごとの個別メモは①タスク説明（説明側）か②ステップメモに残しましょう。
マニュアルと特記事項の違い
ℹ️ システム上の違いはありません。事務所のルールで使い分けてください。
（例：マニュアル ＝ 操作・回収手順 ／ 特記事項 ＝ 例外・申し送り）
おすすめテンプレート
📄 顧客別マニュアルテンプレート
【回収ルール】（締切 ／ 回収手段 ／ 催促の型）：
【提出物】（毎月固定の一覧＋リンク）：
【例外】（この顧客特有の処理）：
【申し送り】（来月以降も有効な注意点）：
💡 文章量の目安：回収・例外・リンクに絞ります。作業手順は書かず、②ステップメモへ。
④ 顧客WIKI
月次・決算・年調など種別に関係なく、「この顧客なら必ず知っておくべき情報」を集約する場所です。
書く内容の例
- 顧客の基本ルール（連絡先・担当者・レスポンスの癖）
- NG事項・過去トラブル・監査の注意点
- 全サービス共通で共有すべき背景情報
⚠️ 注意：顧客詳細からWikiを編集すると、過去の情報は全て上書き（削除）されます。内容を残したい場合は、更新前にバックアップしてください。
情報の分け方 ― 混在に注意
✅ 整理の基本
・顧客共通の知識 → ④ 顧客WIKI
・顧客×サービスの注意点 → ③ 顧客別マニュアル
・作業工程の手順 → ② ステップメモ
サービスごとの手順をWIKIに増殖させると、抜け漏れの原因になります。
おすすめテンプレート
📄 顧客WIKIテンプレート
【基本情報】（法人番号 ／ 決算月 ／ 会計ソフト等）：
【連絡・回収】（窓口 ／ 回収方法 ／ 注意）：
【例外・履歴】（過去トラブル ／ 特殊処理）：
【重要リンク】（Drive ／ Chat ／ 契約書）：
書き方ルール ― 統一すると読みやすい
| ルール | 内容 |
|---|---|
| ボタン・メニュー名の表記 | 全角の ［ ］ で囲む（例：［保存］をクリック） |
| 画面の動きの表現 | 「遷移します」は「切り替わります」で統一 |
| 確認メッセージの書き方 | 「画面上部に〜が表示されます。内容を確認し、［OK］をクリックします。」 |
| 権限が必要な操作 | ※この操作は【オーナー／全体責任者／設定管理者】のみ実行できます。 |
文章量の目安
| 場所 | 目安 |
|---|---|
| タスク説明 | 3〜10行。長文はステップメモへ分解 |
| ステップメモ | 工程担当が「見れば動ける」粒度で箇条書き |
| 顧客別マニュアル | 回収・例外・リンクに絞る（作業手順は書かない） |
| 顧客WIKI | 顧客の共通知識を集約（サービス固有は書かない） |
よくある失敗と対策
❌ 失敗① 毎月のメモを「顧客別マニュアル」に書いてしまう
顧客別マニュアルを更新すると過去・未来のタスク全てに反映されるため、「その月だけ」の記録が消えます。
✅ 対策：その月だけの記録は「タスク説明（説明側）」か「ステップメモ」に残す
❌ 失敗② タスク説明に長文を書いて工程が見えない
タスク説明が長くなると、担当者がどのステップにいるのか把握しにくくなります。
✅ 対策：前提だけタスク説明に置き、実作業の手順はステップメモに分解する
❌ 失敗③ テンプレートを直したのに既存タスクが直らない
テンプレートの修正は「次に作られるタスクから」反映されます。作成済みタスクは自動では変わりません。
✅ 対策：「テンプレ修正＝次回から反映」と割り切り、今あるタスクは説明・メモで補正する
最小セット ― まずこれだけ整える
すべて一度に整備しなくて大丈夫です。まず以下の4つを揃えるだけで、運用の安定度が大きく上がります。
| 場所 | 最初に書く内容 |
|---|---|
| ① タスク説明（備考） | 共通ルール＋操作マニュアルリンク |
| ② ステップ マスターメモ | 工程ごとの「やること」箇条書き |
| ③ 顧客別マニュアル | 資料回収ルール＋フォルダリンク |
| ④ 顧客WIKI | 担当者・連絡先・例外履歴などの共通知識 |
✅ まずはテンプレートだけでも整えましょう。「タスク説明テンプレ」と「ステップマスターメモ」を設定するだけで、スタッフ全員が同じ情報をもとに動けるようになります。