マニュアル(機能別)

タスク秒速作成機能(スポット業務向け)

1.タスク秒速作成機能について

タスク秒速作成機能は、必要なタスクをすぐに作成したい場合に使用する、簡易タスク作成機能です。

顧客・サービス・ワークフローを選ぶだけで、その場でタスクを作成できます。

▼新規作成との違い

【1】対象月(対象年)の扱い

 <新規作成>

 ・対象月/対象年を手入力で作成

 <秒速作成>

 ・対象月/対象年は自動で設定される

 ・当月分が未作成→当月分として作成

 ・当月分がすでに存在→翌月分(翌年分)として作成

 ※ 月次・年次ワークフローを選んで秒速作成した場合でも、  同じ対象月に同一ワークフローのタスクは複数作成できません。

【2】入力できる項目の範囲

 <新規作成>

  タスク名、対象月/対象年、期限日、メモ、担当者など

  すべての項目を細かく設定できます。

 <秒速作成>

  作成時の必須項目は

  「顧客」「サービス」「ワークフロー」 の3つだけです。

  その他の項目(開始日・期限日・担当者等)はワークフローの設定から

  自動入力されます。

※通常のタスク作成方法については、【タスク】タスクの作成 をご参照ください。

2.秒速作成を利用するための前提条件

秒速作成を利用するには、以下の設定が事前に登録されている必要があります。

● サービス

● サービスに紐づくワークフロー

(※この2つが未登録の場合、秒速作成は利用できません)

● 顧客(タスクの対象)

 ※秒速作成は「顧客 × サービス × ワークフロー」で作成するため、  顧客が選択できる状態である必要があります。

各種登録方法については下記をご参照ください。

  • 【顧客関連】顧客の登録/編集
  • 【マスタ設定】サービスカテゴリ・サービスの登録/編集
  • 【マスタ設定】ワークフローの新規作成/ステップ追加

※マスタ設定は、アカウント権限【オーナー/全体責任者/設定管理者】のユーザーのみが実行できます。

3.秒速作成時に自動入力される項目

秒速作成でタスクを作成した場合、一部の項目は自動入力されるか、未設定(空欄)のままになります。

そのため、作成後に内容を必ず確認・修正する必要があります。

① タスク開始日

 秒速作成した当日の日付が自動入力されます。

② タスク期限日

 選択したワークフローに設定されている「工数」をもとに、 各ステップの期限が自動で入力されます。

※ 工数が未設定の場合は、開始日(操作日)がそのまま期限日として反映されます。

③ ステップ担当者

ステップ担当者の割り当ては、作成時に以下のどちらを選択したかによって異なります。

 【A】「すべて自分が担当する」を選んだ場合

  →すべてのステップに自分(作成者)が担当者として自動で設定されます。

 【B】「マスタ設定を反映する」を選んだ場合

  ・ワークフローに担当者が設定されている場合

   → その担当者が自動で反映されます。

  ・ワークフロー内の担当者が未設定の場合

   → ステップ担当者は空欄(ブランク)になります。

④秒速作成を操作したユーザーが、タスクの作成者として自動入力されます。

4.タスク秒速作成方法

1.[≡](メニュー)>[タスク]>[秒速作成]をクリックします。

2.項目を入力します。

  *は必須項目です。

3.タスクが作成されました。

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