〜 FLOWの仕事管理の基本を理解する 〜
1. 仕事を表す3つの用語
FLOWでは「仕事」を以下の3種類で使い分けます。この区別がFLOW操作の第一歩です。
| 用語 | 説明 |
|---|---|
| ToDo（電話メモ） | 単発の仕事。お客様・担当者・納期が決まっていてやったかどうかを管理するもの。 |
| タスク | 月次記帳代行・決算など、ひとつのまとまった大きな仕事のこと。複数の工程（ステップ）から構成される。 |
| ステップ | タスクを構成する各工程のこと。順番に完了ボタンを押すことで、タスク全体が完了する。 |
✔ 使い分けのポイント
- 「折り返し電話」のような単発の仕事 → ToDo
- 記帳代行・決算のような複数工程がある仕事 → タスク＋ステップ
2. ToDoとは？
単発の仕事を登録・管理する機能です。画面右上の「電話メモ」ボタンから作成できます。
ToDoは3つの対象に作成できる
ToDoは以下の3つに対して作成することができます。
| 作成対象 | 使用例 |
|---|---|
| 事務所業務 | 社内の連絡・確認事項など、特定のお客様に紐づかない仕事 |
| タスク | 特定のタスクに関連する単発の対応（例：「〇〇の資料を確認してください」） |
| 顧客 | 特定のお客様に関連する単発の対応（例：「△△様に折り返し電話をする」） |
先着タイプと全員タイプ
ToDoを2人以上の担当者で作成する場合、以下の2つのタイプを選択できます。
| タイプ | 説明 |
|---|---|
| 先着タイプ | 担当者のうち誰か1人が完了ボタンを押すと、全員分の仕事が完了となる。 |
| 全員タイプ | 全員がそれぞれ完了ボタンを押さないと仕事が完了にならない。 |
✔ 活用のヒント
- 「誰でもいいから対応してほしい」→ 先着タイプ
- 「全員それぞれ対応してほしい」→ 全員タイプ
3. タスクとは？
月次記帳代行・決算・確定申告など、複数の工程（ステップ）で構成されるひとまとまりの仕事のことです。
タスクは単体で存在するのではなく、必ず複数のステップに分解されて管理されます。
全ステップが完了して初めてタスク全体が完了となります。
ℹ ポイント タスク ＝ 大きな仕事のくくり（例：〇〇株式会社の2024年10月分記帳代行）
4. ステップとは？
タスクを構成する個別の工程のことです。各ステップには「担当者」と「期限」が設定されており、
担当者が完了ボタンを押すことで次の工程へ進みます。
ℹ ポイント ステップ ＝ タスクの中の個別工程（例：入力、チェック、納品…）
5. ワークフローとは？
タスクを構成するステップの流れ全体のことです。
あらかじめ工程の順番・担当者・期限を設定しておくことで仕事が自動的に次の担当者へ引き継がれていきます。
ワークフローの例（記帳代行の場合）
- 資料受領
- 入力
- 顧客確認（不足資料の確認）
- チェック
- 資料返却
- 月次試算表の納品
各担当者が自分のステップで完了ボタンを押すと、次の担当者へ仕事が流れます。
全ステップが完了するとタスク全体が完了します。
6. 対応メモとは？
タスクやお客様に対して残す、付箋のようなメモ機能です。やり取りの記録・情報共有を目的として使います。
⚠ 注意 対応メモには完了確認の機能がありません。
「返信してほしい」「確認してほしい」など
完了を確認する必要があるものはToDoを使ってください。
7. 対応メモとToDoの使い分け
| 機能 | 用途 | 完了確認 |
|---|---|---|
| 対応メモ | 記録・情報共有のためのメモ。お客様やタスクに付箋を貼るイメージ。 | ❌ できない |
| ToDo（電話メモ） | 期限があり、やったかどうかを確認する必要がある単発の仕事。 | ✅ できる |
✔ 活用のヒント 「折り返し電話をしてね」という伝言を残す場合：対応メモでも残せますが
「実際にかけたかどうか確認したい」ならToDoを使いましょう。
ToDoであれば完了ボタンで確認できます。
ℹ ポイント 対応メモ・ToDoはどちらも「お客様」と「タスク」の両方に作成することができます。