はじめてのFLOW 操作マニュアル
本マニュアルの目的
FLOWは、会計事務所・社労士事務所向けに特化した「タスク管理」と「顧客管理」が連動したツールです。
本マニュアルでは、一般担当者の方が日々の業務を迷わず行えるよう、基本操作とルールの要点を解説します。
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第1章：FLOWの基本概念
FLOWを使いこなすために、まずは言葉の定義と仕組みを理解しましょう。
1. タスクとステップの構造
FLOWでは、業務を「タスク」と「ステップ」という単位で管理します。
• ワークフロー: 業務の流れの「型」（例：記帳代行の標準手順）。
• タスク: 顧客ごとに作成された具体的な仕事（例：〇〇社の12月分記帳代行）。
• ステップ: タスクを構成する一つ一つの作業工程（例：資料受領→入力→チェック→納品）。
2. 仕事の進み方
• 各ステップには「担当者」と「期限」が設定されています。
• 自分の担当するステップを「完了」すると、自動的に次のステップの担当者へボール（仕事）が渡ります。
• 前の工程が終わっていない（進行中ではない）仕事は、自分のダッシュボードには表示されません。
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第2章：業務の開始（ダッシュボードの確認）
ログイン後、最初に表示される「ダッシュボード」で、今日やるべき仕事を確認します。
1. 個人ステップ（自分の仕事）
画面左上の「個人ステップサマリー」には、現在自分が担当している進行中の仕事が表示されます。
• 期限超過: 期限を過ぎているタスクです。優先的に処理しましょう。
• ここにある数字をクリックすると、具体的なタスク一覧画面へ移動します。
2. 募集中ステップ（チームの仕事）
「募集中ステップサマリー」には、チームには割り当てられているものの、個人の担当が決まっていない仕事が表示されます（例：入力チーム宛のタスクなど）。
• 手が空いている場合などは、ここから仕事を取得して進めます。
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第3章：業務の実施（タスク操作）
タスク一覧から対象の業務を選び、作業を進めます。
1. タスクの進行操作
• 完了: 作業が終わったら、一覧画面または詳細画面の「完了」ボタンを押します。これで次の担当者に仕事が移動し、進捗表も自動更新されます。
• 進行: 作業に着手したが終わっていない場合は、ステータスを「進行」にしておきます。
• 差し戻し: 前の工程にミスや確認事項がある場合、詳細画面から「差し戻し」を選択して前の担当者に仕事を戻すことができます。
2. 4種類のマニュアル・メモの活用
業務中に手順や顧客情報を確認したい場合、以下の4箇所を参照します。
| 種類 | 参照場所 | 内容・用途 |
|---|---|---|
| ① タスク説明 | タスク詳細の上部 | その業務全体の共通ルールやマニュアルへのリンク（全顧客共通）。 |
| ② ステップメモ | 各ステップ欄 | その工程（入力、チェック等）で具体的にやることやチェックリスト（全顧客共通）。 |
| ③ 顧客別マニュアル | 詳細画面右上のボタン | その顧客特有のルール（例：この会社は現金出納帳がない等）。。 |
| ④ Wiki | 顧客名のリンク先 | 顧客の基本情報、性格、引き継ぎ事項などのフリーテキストメモ。 |
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第4章：顧客情報の活用とコミュニケーション
1. 顧客の検索
• 画面左上の検索窓、またはメニューの「顧客」から、顧客名や電話番号で情報を検索できます。
• 顧客詳細画面では、住所、決算月、関与メンバー（窓口・作業担当など）が確認できます。
2. 対応メモ（重要）
• お客様との電話やメールの内容は、必ず**「対応メモ」**に残します。
• タスク詳細や顧客詳細画面から入力できます。ここに記録することで、所内での情報共有がスムーズになり、後述する日報にも自動連携されます。
3. ToDoと電話メモ
• ToDo: ワークフローに乗らない単発の依頼（例：資料の郵送など）は「ToDo」として作成・管理します。
• 電話メモ: TODOの機能を使い、電話対応にスムーズに対応するために開発しました。
折り返しの依頼などは「電話メモ」ボタンを使うと、相手のToDoリストに通知を送ることができます。
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第5章：業務の完了（日報作成）
1日の終わりに日報を提出します。FLOWではタスク操作がそのまま日報になります。
1. 日報の自動作成
• その日に「完了」「進行」の操作をしたタスクや、メモを残したタスクは、日報登録画面に自動で候補として表示されます。
• ポイント: こまめにFLOW上でタスクを操作し、対応メモを残すことで、日報作成の手間が大幅に省けます。
2. 工数の入力と提出
• 呼び出されたタスクに対し、実際にかかった時間を入力します。
• 自動で出なかった業務（所内掃除、朝礼など）は、手動で項目を追加して入力します。
• 内容を確認し、上長（承認者）を選択して「提出」ボタンを押します。
• 注意: 一度「提出」ボタンを押すと、自分では修正できなくなります（修正時は上長に差し戻し依頼が必要）。
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まとめ：これだけは覚えよう
1. 朝イチ確認: ダッシュボードの「個人ステップ」を見て、自分の持ち分を把握する。
2. こまめに完了: 作業が終わったら必ずFLOWで「完了」を押す（これで進捗表が更新される）。
3. メモを残す: 顧客対応は「対応メモ」に残す（これが日報の下書きになる）。
以上で基本操作の解説を終わります。不明点は社内の管理者またはFLOWのサポートまでお問い合わせください。