はじめてのFLOW

はじめてのFLOW 管理者・リーダー編

本マニュアルでは、チームリーダー・全体責任者・所長の方が「事務所全体の進捗をどう確認し、どう判断するか」を解説します。個別のタスク操作については 一般スタッフ編 をご覧ください。

FLOWの基本概念（ワークフロー・タスク・ステップ）については FLOWの基本概念 をご覧ください。

管理者が毎日・毎週やること

チームリーダー・マネージャーの方

毎朝やること（5分）

  1. 「チーム内ステップサマリー」でチーム全体の進捗を確認
  2. 遅延しているタスクがあれば担当者に声をかける
  3. 「募集中」のまま放置されているステップがあれば担当を割り振る

週1回やること（15分）

  1. サマリー画面で月次タスクの全体進捗を確認
  2. 完了ボタンが押されていないタスクの棚卸し
  3. 業務量の偏りがあれば担当者を変更

所長・代表の方

週1回やること（10分）

  1. 「事務所内ステップサマリー」で全体の進捗を俯瞰
  2. ステップ進捗管理表でどこにボトルネックがあるか確認
  3. 必要に応じてリソースの再配分を判断

月1回やること

  1. 生産性レポートで顧客別・担当者別の工数を確認
  2. 月次の締まり具合をサマリーで全体確認
  3. 改善ポイントをフローリーに共有（フォローアップ打ち合わせ）

月次タスクの進捗を確認する

手順

  1. ダッシュボード右上の「インフォメーション」アイコンをクリック
  2. 「月次タスクサマリー」のリンクを選択
  3. または、メニューから「サマリー」→「月次タスク」を選択

色の見方

表示色意味対応
🔴 赤期限超過（遅延）担当者に確認、必要なら業務を再振り分け
🟠 オレンジ当日期限本日中の完了を確認
🔵 青今週期限今週中の完了を確認
🟢 緑完了済み問題なし

「誰が」「どこで」止めているかを確認する

ステップ進捗管理表の使い方

  1. サマリーから「ステップ進捗管理」を選択
  2. ワークフロー別（記帳代行、自計化等）に進捗が表示される
  3. 各ステップごとに「仕掛り件数」「遅延件数」「誰が担当しているか」が表示される
確認の具体例
「資料催促」が52件で51件遅延 → 回収連絡ができていないスタッフを特定
「入力」が36件で遅延多数 → 特定の人に集中していれば業務を振り分け
「チェック」に滞留 → チェック担当の負荷を確認

この「縦型」の進捗管理表では、従来のExcel進捗表で見えなかった「工程ごとのボトルネック」が一目でわかります。

個人別の状況を確認する

  1. ダッシュボードの「個別サマリー」で、スタッフ名を選択
  2. そのスタッフが抱えているタスク件数、遅延件数が表示される
  3. 「タスク全体の納期を超過しているもの」が多い場合は要注意 → 業務量の調整を検討
全件遅延の場合
特定のスタッフが全件遅延している場合、2つの原因が考えられます。
①実際に業務が追いついていない → 業務量の調整が必要
②完了ボタンを押していない（FLOWを使っていない） → 運用ルールの再周知が必要
どちらが原因かは、本人に確認することで判別できます。

便利な確認リンクの設定

ダッシュボードの「インフォメーション」にサマリーへのリンクを設定しておくと、毎回メニューを辿らずにワンクリックで確認画面に飛べます。フローリー側で設定しますので、見たいサマリーをお伝えください。

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