FLOWでは、業務に関するマニュアルやルールを3つのレベルで設定できます。「どこに何を書くか」のルールを決めておくことで、属人化を防ぎ、誰が担当しても同じ品質で業務が進む状態を作れます。
3つのマニュアルの違い
| レベル | 正式名称 | 内容 | 書く人 |
|---|---|---|---|
| ① | タスク説明（業務全体の共通マニュアル） | すべての顧客に共通するルールやマニュアルへのリンク | 管理者 |
| ② | ステップメモ（工程ごとのマニュアル） | 各ステップで具体的にやることやチェックリスト | 管理者 |
| ③ | 顧客別マニュアル | 特定の顧客固有のルール・注意点 | 担当者 |
① タスク説明（業務全体の共通マニュアル）
タスク詳細画面の上部に表示されます。ワークフロー単位で設定するため、同じワークフローを使うすべての顧客のタスクに共通で表示されます。
書くべき内容の例：
- 「月次記帳代行の全体フロー」へのリンク
- 事務所の品質基準（チェック観点の概要）
- 共通の納期ルール
- Googleドライブ上の共有マニュアルへのリンク
② ステップメモ（工程ごとのマニュアル）
各ステップの欄に表示されます。そのステップで具体的に何をするか、どこまで終われば完了にしてよいかを記載します。
書くべき内容の例：
| ステップ | ステップメモに書く内容 |
|---|---|
| 資料催促 | 「月初3営業日以内にお客様へ連絡。電話→メールの順で。2回連絡して反応がなければ上長に報告」 |
| 入力 | 「仕訳入力後、試算表を出力して前月残高と突合。差異があればメモに記録」 |
| チェック | 「チェックリスト（リンク）に沿って確認。指摘事項はメモで担当者に差し戻し」 |
| 納品 | 「試算表PDFをお客様にメール送付。送付完了後にFLOWで完了ボタンを押す」 |
完了条件を書くのが最も効果的
「何をしたら完了にしてよいか」を明記しておくと、スタッフが迷わず完了ボタンを押せます。完了条件が曖昧だと「終わってない」「終わってると思った」問題が起きます。
「何をしたら完了にしてよいか」を明記しておくと、スタッフが迷わず完了ボタンを押せます。完了条件が曖昧だと「終わってない」「終わってると思った」問題が起きます。
③ 顧客別マニュアル
タスク詳細画面の右上にある「顧客マニュアル」ボタンから参照できます。特定の顧客にだけ適用されるルールや注意点を書きます。
書くべき内容の例：
- 「このお客様は毎月15日に資料を送付する約束」
- 「現金出納帳がないため、通帳のみで入力」
- 「消費税は簡易課税。業種はサービス業（5種）」
- 「代表者が海外出張多め。連絡はメールのみ」
- 「前任者からの引き継ぎ事項：売掛金の回収サイトが不規則」
Wiki（顧客情報メモ）との使い分け
FLOWには顧客詳細画面に「Wiki」というフリーテキストメモ欄もあります。顧客別マニュアルとの違いは以下の通りです。
| 項目 | 顧客別マニュアル | Wiki |
|---|---|---|
| 表示場所 | タスク詳細画面（業務中に見る） | 顧客詳細画面（顧客情報として見る） |
| 適した内容 | 業務遂行に直結するルール・注意点 | 性格、家族構成、引き継ぎ事項など |
| 更新タイミング | 業務ルールが変わったとき | 顧客の状況が変わったとき |
リンクの活用
3種類のマニュアルにはすべてリンクを貼ることができます。Googleドキュメントの詳細マニュアル、Chatworkのルーム、クラウドストレージの資料保管場所など、外部の情報と紐付けることでFLOWを「業務のハブ」として使えます。