この記事でわかること
ご契約から導入説明会（本運用開始）までに、何をどの順番で準備すればいいかを解説します。FLOWの概念や操作方法ではなく、導入準備の段取りに特化した記事です。
導入の全体スケジュール
通常、ご契約から本運用開始まで約3〜4週間です。
ご契約
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▼ フェーズ1（契約〜1週間）
連絡チャネル開設・守秘義務契約・基本情報シートの記入
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▼ フェーズ2（1〜2週間）
スタッフ情報・顧客リスト受領 → フローリー側で登録
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▼ フェーズ3（1〜2回のお打ち合わせ）
ワークフロー設計・サービスカテゴリ定義
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▼ フェーズ4（1回のお打ち合わせ + 作業）
提供サービスExcel整理・自動タスク設定
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▼ フェーズ5（約60分）
導入説明会（録画共有あり）
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▼ フェーズ6
本運用開始・フォローアップ採択確認後の正式スタートとなります。採択前に事前のお打ち合わせやワークフロー設計を進めておくことも可能ですので、ご相談ください。補助金の採択結果を待つ間も導入準備は並行して進められます。
各フェーズの役割分担
| フェーズ | フローリーがやること | お客様にお願いすること |
|---|---|---|
| 1 | 連絡チャネル開設、Googleドライブ共有フォルダ作成、基本情報シートの送付、守秘義務契約書の送付 | 連絡手段の確定、Googleアカウント準備、守秘義務契約の締結、基本情報シートの記入・返送 |
| 2 | アカウント発行、顧客データのインポート | スタッフ情報・顧客リストの提出 |
| 3 | ワークフロー案の事前作成、設定作業 | 業務フローのご確認・調整のご判断 |
| 4 | 提供サービスの登録、タスク自動作成の設定 | 提供サービス一覧の確認 |
| 5 | 説明会の実施、録画の共有 | 全スタッフのログイン確認、説明会への参加 |
| 6 | 定期フォロー、設定の調整 | 日々の完了ボタン押下、課題の共有 |
フェーズ1：コミュニケーション方法の確認
導入から運用定着まで、フローリーとのやり取りは以下の方法で行います。
連絡手段
| ツール | 用途 | 備考 |
|---|---|---|
| Chatwork（推奨） | 日常的なやり取り全般 | サポートメンバーが所属しているため最も迅速に対応可能 |
| フローリー公式LINE | Chatworkが難しい場合の代替 | 事務所の個人LINEアカウントからフローリー公式LINEに友達追加 |
| メール | LINE・Chatworkが難しい場合 |
コミュニケーションツールが分散すると対応漏れが発生しやすくなります。いずれか1つに統一をお願いします。
資料のやり取り
基本情報シートや顧客リストなどの資料はGoogleドライブでやり取りします。フローリー側で共有フォルダをご用意しますので、Googleアカウントをお知らせください。
Googleアカウントはお持ちの独自ドメインのメールアドレス（例：info@〇〇-tax.com）でも無料で作成できます。メール添付でのやり取りも可能ですが、誤送信リスクの観点からGoogleドライブでのやり取りを推奨しています。
フェーズ1：基本情報の準備
お送りする「基本情報シート」にご記入いただきます。
提出いただくもの一覧
| 提出物 | 必須 | 内容 | 備考 |
|---|---|---|---|
| スタッフ情報 | ○ | FLOWにログインする方の一覧（氏名・メールアドレス・権限） | アカウント費用は月額980円/人 |
| 顧客情報 | ○ | 顧客コード・顧客名・窓口担当・契約区分・決算月 | 既存のExcelをそのまま送っていただいてもOK |
| インタビューシート | ○ | はい/いいえのチェックを入れるだけ | 「いいえ」が多くても問題ありません |
| 現在の進捗管理表 | 推奨 | 今使っている進捗表（Excelなど） | WF設計の参考に。画像やテキストでも可 |
事前に決めておくべきこと（チェックリスト）
- ☐ 連絡手段の確定（Chatwork / 公式LINE / メール）
- ☐ Googleアカウントの準備
- ☐ 守秘義務契約書の送付先情報
- ☐ チーム編成の案
- ☐ ワークフロー構成の案（工程数、各工程の名称）
- ☐ 期限日の設定ルール（月初何日までに完了 等）
- ☐ 既存の進捗管理表の共有
フェーズ2：データ登録
フローリーがやること：
- スタッフアカウントの発行 ─ 仮アドレスで先行発行。通知は届きません
- 顧客データのインポート ─ Excelデータから一括登録
- チームの作成と所属設定
- 担当者の紐付け
お客様にお願いすること： 登録完了後に確認用データをお送りしますので、内容に誤りがないかご確認ください。特に担当者の紐付けは実態と異なる場合がありますので、重点的にご確認ください。
フェーズ3：ワークフロー設計
このフェーズが導入の最も重要なステップです。お打ち合わせ（1〜2回、各30〜60分）で、貴事務所の業務フローをFLOWのワークフローに落とし込みます。
| 検討事項 | 具体的に考えること |
|---|---|
| 業務の流れ | どんな順番で誰が何をしているか |
| 各工程の目安期限 | 月初何日までに完了 等 |
| 担当者の決め方 | 個人指定？チーム内で誰でもOK？ |
最初は3〜5ステップで十分です。運用しながら必要に応じて追加していく方法が多くの事務所でうまくいっています。
フェーズ4：提供サービスとタスク設定
「どの顧客に、どのサービスを、いつ提供するか」を一覧表にします。この一覧をもとにFLOWがタスクを自動的に作成するルールを設定します。
| 顧客名 | サービス | 頻度 | 対象月 |
|---|---|---|---|
| 株式会社ABC | 月次記帳代行 | 毎月 | 4月〜3月 |
| 株式会社ABC | 決算申告 | 年1回 | 3月決算→5月提出 |
| 個人事業主D | 確定申告 | 年1回 | 1月〜3月 |
100社規模だと年末調整・確定申告等を掛け合わせて数百行のデータになります。わかる範囲で記入いただき、お打ち合わせで一緒に詰めていきましょう。
フェーズ5：導入説明会
職員の皆様向けに、FLOWの基本操作をレクチャーします（約60分、オンラインまたは対面）。録画して共有しますので、欠席者や復習にもお使いいただけます。
| 順番 | 内容 | 時間 |
|---|---|---|
| 1 | FLOWの概要と基本概念 | 10分 |
| 2 | ダッシュボードの見方 | 5分 |
| 3 | タスク画面の操作デモ（完了ボタン・担当者変更） | 10分 |
| 4 | サマリー（進捗表）の確認方法 | 5分 |
| 5 | 御社固有のワークフロー確認（実画面で確認） | 10分 |
| 6 | 顧客情報・マニュアルの確認方法 | 10分 |
| 7 | 質疑応答・次回の流れ説明 | 10分 |
☐ 全スタッフがFLOWにログインできる状態を確認（前日までに）
☐ PC（またはタブレット）のご準備
フェーズ6：本運用開始とフォローアップ
説明会後、実際の業務でFLOWをお使いいただきます。最初にやることは3つです。
- 毎日FLOWにログインする習慣をつける
- 自分の担当タスクの「完了ボタン」を押す
- ダッシュボードで自分のステップサマリーを確認する
導入後、定期的にフォローアップのお打ち合わせを実施します。タスクの完了状況、ワークフローの過不足、スタッフの習熟度などを確認し、必要に応じて設定を調整します。
お問い合わせ先
導入に関するご不明点は、担当の大須賀までお気軽にご連絡ください。
Chatwork、フローリー公式LINE、メール、お電話、いずれの方法でもお受けしております。
株式会社フローリー
大須賀 清隆