FLOW導入前〜運用中に多くいただくご質問をまとめました。
導入前のご質問
セキュリティ・アクセス
Q: FLOWはインターネット上でどこからでもログインできますか？セキュリティが心配です。
はい。IDとパスワードがあればどこからでもログインできます。セキュリティ対策として以下をご用意しています。
| 対策 | 内容 |
|---|---|
| IPアドレス制限 | 事務所のWi-Fi・VPN等、指定したIPアドレスからのみログインを許可。社外からのアクセスを完全にブロックできます |
| 2段階認証（OTP） | ログイン時にワンタイムパスワードによる追加認証。GoogleアプリやメールでOTPを受け取ります |
IPアドレス制限の方が2段階認証よりも確実です。事務所のWi-FiのIPだけ許可すれば、それ以外ではログインできなくなります。在宅勤務の社員はVPN経由でアクセスする形で対応できます。
導入の進め方
Q: 既存の管理ツール（Excel、kintone、ドキュワークス、会計・税務申告ソフト等）は捨てる必要がありますか？
いいえ。既存ツールと並行利用しながら、FLOWの強み（進捗管理・分業管理）に絞って使い始める事務所が多いです。
Q: 全職員が一斉に使い始める必要がありますか？
いいえ。まず代表＋幹部2〜3名で運用を始め、操作に慣れてから段階的に展開する形もお勧めしています。
Q: 最初から全業務を登録する必要がありますか？
いいえ。まず月次の記帳代行など最も件数が多い業務から始めて、決算・年末調整・相続等は後から追加するのがスムーズです。
Q: IT導入補助金は使えますか？
はい。IT導入補助金をご利用いただけます。採択前に事前のヒアリングやワークフロー設計を進めておくことも可能です。
Q: 顧客データの準備が完璧でなくても始められますか？
はい。既存のExcelや会計ソフトの出力データをそのままお送りいただければ、フローリー側でFLOW形式に変換します。不足情報は後から追加・修正が可能です。
費用・アカウント
Q: スタッフアカウントは1人いくらですか？パートも必要ですか？
1アカウント月額980円です。完了ボタンを押す方は基本的に全員アカウントが必要です。週1回程度のパートスタッフは費用対効果を踏まえてご検討ください。
Q: Googleアカウントがないとダメですか？
FLOWのログインにGoogleアカウントは不要です。ただし資料のやり取りにGoogleドライブを使うため、Googleアカウントをご用意いただくとスムーズです。Gmailアドレスがなくても、独自ドメインのメールアドレスで無料でGoogleアカウントを作成できます。
通知
Q: FLOWの通知はどのように届きますか？
メールとChatwork（API連携設定済みの場合）に届きます。通知内容は、担当が指定されたとき・ステップが進行したとき・メモが届いたときなどです。通知の量は運用に合わせて調整できます。
Q: Chatworkの無料アカウントでも通知は届きますか？
はい。無料アカウントでも通知は届きます。ただし無料版は40日以上前のメッセージが閲覧できなくなる制限があります。
運用中のご質問
Q: ワークフローのステップを後から変更できますか？
はい。ステップの追加・削除・統合・順序変更は随時可能です。
Q: 担当者の変更はどうすればいいですか？
タスク画面から直接変更できます。退職・異動等の場合は一括変更機能で複数タスクの担当者をまとめて変更することも可能です。
Q: パスワードを忘れた場合は？
ログイン画面からパスワードリセットが可能です。それでも解決しない場合はサポートまでご連絡ください。
Q: タスクに紐づかない業務の工数はどう管理しますか？
日報画面から直接工数を入力する方法と、汎用タスクを作成して記録する方法があります。
Q: データのダウンロードはできますか？
はい。顧客情報画面からExcel形式でダウンロードできます。
Q: 決算業務はすぐにFLOWで管理すべきですか？
無理に最初から入れる必要はありません。月次でFLOWの操作に慣れてから、決算ワークフローを追加する形で問題ありません。
Q: スタッフが使ってくれない場合はどうすればいいですか？
完了ボタンの押し忘れは導入初期に最もよくある課題です。「毎週チェックする」ルールを設けること、電話メモや日報など毎日FLOWに触れる運用を作ることが定着のカギです。フローリー側でも週次の進捗アラートを送るサポートが可能ですのでご相談ください。