FLOWでは「チーム」と「権限」の2つの軸でスタッフを管理します。チーム設計は導入初期にしっかり考えておくと、その後の運用がスムーズになります。
チームとは
FLOWでは「チーム」単位で業務を管理します。スタッフはメインチームとサブチームの2種類のチームに所属できます。
| 種類 | 意味 | 使い方 |
|---|---|---|
| メインチーム | そのスタッフが「所属」しているチーム | 個人に指定された仕事は、このチームの総数として集計されます。日報の提出先もメインチームになります |
| サブチーム | 追加で所属するチーム | メインチーム以外の仕事に横断的に参加するときに使います |
なぜ2種類あるのか
例えば「税務1課」に所属しているスタッフが、決算時だけ別チームのチェック担当を兼務するケースがあります。また、普段は税務1課だけれど、相続案件が来たら相続チームの仕事にも関わるケースもあります。こうした横断的な業務に対応するために、サブチームの仕組みがあります。
メインチームの決め方
- 「この人の仕事は基本どこのチームか？」で決めてください
- 日報をどのチームとして提出するかという観点でも判断できます
- 退職やアカウント削除の際、担当者名がなくなった仕事はメインチームに残ります。メインチームが正しく設定されていれば、退職時の引継ぎもスムーズです
チーム構成の例
| チーム名 | 主な業務 |
|---|---|
| 税務チーム（税務1課 等） | 月次監査、決算申告 |
| 入力チーム | 記帳代行 |
| スキャンチーム | 資料のスキャン・電子化 |
| 相続チーム | 相続税申告 |
| チェックチーム | 横断的なチェック業務 |
| 管理チーム | 経理・庶務 |
10名以下の事務所におすすめの進め方
最初に「全体」というチームを1つ作り、全スタッフをそこに所属させてください。運用しながら分業体制が進んできたら、そこから一部を分けて新しいチームを作っていくのが最もスムーズです。
兼務が多い事務所の場合
「全体チーム」をメインチームにしておき、税務チーム・入力チーム等をサブチームとして追加する運用もできます。お打ち合わせの中で最適な構成をご提案します。
「全体チーム」をメインチームにしておき、税務チーム・入力チーム等をサブチームとして追加する運用もできます。お打ち合わせの中で最適な構成をご提案します。
権限レベル
FLOWには4段階の権限レベルがあります。権限によって見える画面・操作できる範囲が異なります。
| 権限 | できること | 向いている人 |
|---|---|---|
| オーナー | 全設定の変更、全データの閲覧・編集、スタッフ管理、課金管理 | 所長・代表（1名） |
| 全体責任者 | オーナーとほぼ同等。設定変更含む | 経営幹部・総務長 |
| チームリーダー | チーム内のタスク管理、進捗確認、日報チェック、他メンバーの生産性閲覧 | チーム長・管理職 |
| スタッフ | 自分の担当タスクの完了操作、日報入力、自分の生産性閲覧 | 一般スタッフ |
権限選びのポイント
- 他の人の日報や生産性データを見る必要がある方は「チームリーダー」以上
- 自分の仕事だけ進めればOKという方は「スタッフ」で十分
- 権限は後からいつでも変更可能です
- 迷ったら「スタッフ」で始めて、必要に応じて上げてください
よくある質問
Q: チームリーダーは他チームの情報も見えますか？
チームリーダーは自分のチームの情報のみ閲覧できます。全チームを見たい場合は「全体責任者」以上の権限が必要です。
Q: スタッフが複数チームに所属できますか？
はい。メインチーム1つ + サブチーム複数に所属できます。
Q: チームを後から変更できますか？
はい。チームの追加・統合・分割はいつでも可能です。