この記事でわかること
導入時にお送りする「事務所様 基本情報シート」の各シート（タブ）の記入方法を解説します。どのシートから手をつければいいか、何が必須で何が後回しでいいかがわかります。
記入の優先順位
すべてを一度に埋める必要はありません。以下の順番で取り組むのがスムーズです。
| 順番 | シート名 | 優先度 | 目安時間 |
|---|---|---|---|
| ❶ | スタッフ情報 | 必須 | 10分 |
| ❷ | 顧客情報登録 | 必須 | 30分〜（件数による） |
| ❸ | ワークフロー登録 | 推奨 | お打ち合わせで一緒に |
| ❹ | インタビューシート | 推奨 | 10分 |
| ❺ | その他（日報定型業務・議事録テンプレ等） | 後からでもOK | ─ |
お送りするシートにはサンプルデータ（入力例）が記載されています。それを参考に記入してください。
❶ スタッフ情報シート
FLOWにアカウントを作成するスタッフの一覧です。
記入する項目
| 列 | 内容 | 必須 | 記入のポイント |
|---|---|---|---|
| チーム | 所属チーム名 | ○ | 迷ったら「全体」で開始してOK |
| 役職 | 役職名 | ─ | なければ空白 |
| 氏名 | フルネーム | ○ | |
| メールアドレス | ログイン用 | ○ | 仮アドレス方式の場合は空白でOK |
| FLOW権限 | 権限レベル | ○ | 迷ったら「スタッフ」で（後から変更可能） |
権限レベルの選び方
| 権限 | できること | 向いている人 |
|---|---|---|
| オーナー | 全設定の変更、全データの閲覧・編集 | 所長・代表 |
| 全体責任者 | オーナーとほぼ同等 | 経営幹部・総務長 |
| チームリーダー | チーム内のタスク管理、進捗確認、日報チェック | チーム長・管理職 |
| スタッフ | 自分の担当タスクの完了操作、日報入力 | 一般スタッフ |
FLOWのスタッフアカウントは1アカウント月額980円です。完了ボタンを押す（＝仕事の受け渡しをする）方は基本的に全員アカウントが必要です。週1回程度の出勤のパートスタッフなどは費用対効果を踏まえてご検討ください。
Gmailの「サブアドレス」が使えます。事務所の代表アドレスが
info@〇〇-tax.com の場合、info+001@〇〇-tax.com、info+002@〇〇-tax.com のように「+番号」を付けるとFLOW上は別アカウントとして認識されます。ただし通知はすべて同じアドレスに届きます。
❷ 顧客情報登録シート
FLOWに登録する顧客の一覧です。「基本項目」と「追加項目」の2つの領域があります。
基本項目（必須・推奨）
| 項目 | 必須 | 記入のポイント |
|---|---|---|
| 顧客コード | ○ | 既存の管理番号を使用。重複がないようご注意 |
| 事業区分 | 推奨 | 法人 / 個人事業主 / 個人 から選択 |
| 契約区分 | ○ | 継続顧客 / スポット顧客 / 提携先 / その他 |
| 顧客名 | ○ | 正式名称を記入 |
| 決算月 | ○ | 必ず記入。タスク自動作成やレポートに必須 |
| 窓口担当 | ○ | スタッフ情報に登録した氏名で記入 |
| 営業担当・作業担当 | ─ | 窓口担当と異なる場合に記入 |
空欄が多いとタスク自動作成や進捗レポートが正しく機能しません。
追加項目（カスタマイズ可能）
事務所に必要な情報を自由に追加できます。後からでも追加できるので、最初は基本項目だけで十分です。
| よくある追加項目 | 用途 |
|---|---|
| 青色／白色区分 | 申告方式の把握 |
| 所轄税務署 | 申告先の管理 |
| 利用者識別番号 | 電子申告用 |
| 消費税区分（原則/簡易/免税） | 決算準備の判断材料 |
| 関与開始日 | 顧客管理 |
既存データの流用について
顧客リストを一から作り直す必要はありません。以下のいずれかをGoogleドライブにアップロードしていただければ、フローリー側でFLOW形式に変換します。
- 既存の顧客管理Excel
- 会計ソフトからのダウンロードデータ
- 既存の進捗管理表（顧客一覧が含まれていれば）
関与中の顧客だけの情報をお送りください。顧客名と顧客コードの重複がないことだけご確認ください。
❸ ワークフロー登録シート
「どの業務を・どんな工程で・誰が・いつまでに」進めるかを定義するシートです。
記入項目の意味
| 項目 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| サービスカテゴリ | 大きなサービス分類 | 税務サービス |
| サービス | 具体的なサービス名 | 記帳代行、決算申告 |
| サイクル | 業務の発生頻度 | 月次 / 年次 / スポット |
| STEP1〜15 | 工程名 | 資料受領→チェック→試算表作成 |
| 担当 | 各ステップの担当者 | 窓口担当 / 作業担当 / チーム |
| 期限日 | 各ステップの完了期限 | ○月5日、○月10日 等 |
記入のコツ
- ステップは10個以内がおすすめ（最初は3〜5個で十分）
- 担当者が変わる箇所は必ずステップを分ける
- 忘れがちな作業もステップに入れる（資料返却、議事録作成 等）
- 期限日はやや前倒しで設定
❹ インタビューシート
事務所の現状を把握するためのアンケートです。「はい／いいえ」のチェックを入れるだけのシンプルな形式です。
| カテゴリ | 質問の例 | 質問数 |
|---|---|---|
| 基本情報 | 事務所理念がある、行動指針がある | 4問 |
| サービス | 融資サポート、経理代行を行っている | 8問 |
| 情報整理・共有 | 顧客情報が1つのツールに保存されている | 8問 |
| 業務管理 | 進捗表がある、マニュアルがある | 6問 |
| 日報・生産性分析 | 毎日日報を書いている、生産性を出している | 5問 |
| 組織・マネジメント | 管理職がいる、評価制度がある | 10問 |
完璧な事務所はありません。「いいえ」が多くても、それこそがFLOW導入で改善していくポイントです。
点数をつけるためのものではありません。FLOWの中にどういった情報を登録するか（マニュアルの内容、顧客情報の項目、リンク先の整理）を決めるための現状把握です。
❺ その他の設定項目
以下は導入初期には必須ではありません。運用が始まってから必要に応じて設定します。
| シート名 | 内容 | いつ必要か |
|---|---|---|
| 基本情報（税務） | 利用している会計ソフト・申告ソフト等の一覧 | フェーズ1 |
| 日報_事務所定型業務 | タスク以外の作業の分類 | 日報運用開始時 |
| 面談議事録テンプレート | 面談記録のひな形 | 面談管理開始時 |
| 顧客関係者情報 | 顧客の代表者・担当者の詳細情報 | 顧客DB充実時 |
よくある質問
Q: 全部埋めないと先に進めないですか？
いいえ。スタッフ情報と顧客情報の基本項目さえあれば登録作業は開始できます。ワークフローはお打ち合わせで一緒に作ります。
Q: 既存のExcelをそのまま送ってもいいですか？
はい。フローリー側でFLOW形式に変換しますので、シートに転記し直す必要はありません。
Q: 提出に期限はありますか？
明確な期限は設けていません。事務所側で目安の日付を決めていただけるとスムーズです。