はじめてのFLOW

はじめてのFLOW 設定管理者編

本マニュアルでは、FLOWの設定変更・メンテナンスを行う方（所長・IT推進担当・管理者）向けに、主要な設定操作を解説します。日常のタスク操作については 一般スタッフ編、進捗管理については 管理者・リーダー編 をご覧ください。

導入初期はフローリーが代行します
導入直後のワークフロー設定・顧客登録・タスク自動作成設定はフローリー側で代行します。本記事は、運用が軌道に乗った後にお客様側で設定変更を行う際の参考資料です。

スタッフの追加・編集・削除

スタッフを追加する

  1. メニュー「設定」→「スタッフ管理」を開く
  2. 「スタッフ追加」ボタンをクリック
  3. 氏名・メールアドレス・チーム・権限を入力
  4. 「保存」をクリック → 招待メールが届く

追加したスタッフには初回ログイン用のメールが届きます。メールが届かない場合は迷惑メールフォルダをご確認ください。

スタッフの権限を変更する

「設定」→「スタッフ管理」→ 対象スタッフの「編集」→ 権限レベルを変更 →「保存」。変更は即時反映されます。

権限レベルの違いについては チーム・権限の設定と考え方 をご覧ください。

スタッフを削除（非表示）にする

退職・異動でアカウントを無効にする場合は「非表示」にします。非表示にすると、そのスタッフの担当タスクはメインチームに残り、名前だけが外れます。

非表示にする前に
担当タスクの引き継ぎを先に行ってください。非表示にすると担当者名が消えるため、誰が持っていたタスクかが分かりにくくなります。

チームの追加・変更

  1. メニュー「設定」→「チーム管理」を開く
  2. 「チーム追加」ボタンをクリック
  3. チーム名を入力して保存
  4. スタッフ管理画面で、各スタッフのメインチーム・サブチームを設定

ワークフローの変更

ステップを追加する

  1. メニュー「設定」→「ワークフロー管理」を開く
  2. 対象のワークフローを選択
  3. 「ステップ追加」をクリック
  4. ステップ名・担当者・期限を設定して保存
マスター工程表の変更について
マスターのワークフローを変更すると、今後新規作成されるタスクに反映されます。既に作成済みのタスクには影響しません。既存タスクのステップを変更したい場合は、各タスクの詳細画面から個別に変更してください。

ステップメモを設定する

各ステップに「この工程で何をするか」「完了条件は何か」を記載しておくと、スタッフが迷わず作業できます。ワークフロー管理画面で各ステップの「メモ」欄に記入してください。

タスクの自動作成設定

「提供サービス」に登録されたサービスに基づいて、毎月（または毎年）タスクが自動作成されます。

新しい顧客にサービスを追加する

  1. メニュー「顧客」→ 対象顧客を選択
  2. 「提供サービス」タブを開く
  3. 「サービス追加」でサービス名・ワークフロー・開始月を設定
  4. 翌月からタスクが自動作成される

サービスを停止する

顧客の解約や業務終了時は、提供サービスの「終了月」を設定してください。終了月以降はタスクが作成されなくなります。

顧客情報の追加・変更

顧客の追加項目を設定する

「設定」→「顧客管理項目」から、事務所独自の管理項目（青白区分・所轄税務署・関与開始日など）を追加できます。追加した項目は全顧客の詳細画面に表示されます。

顧客情報の一括インポート

顧客一覧画面の「インポート」機能で、Excel形式のデータを一括で取り込めます。フォーマットは「エクスポート」で出力されるExcelと同じ形式です。

通知設定

FLOWの通知はメールとChatwork（API連携設定済みの場合）に届きます。通知が多すぎる場合や、特定の通知だけ受け取りたい場合は「設定」→「通知設定」から調整できます。

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